職務経歴書の書き方｜わからない人向けのポイントと通過するコツ

転職活動で重要となる職務経歴書の書き方について、基本から通過するためのコツまで解説します。採用担当者の目に留まる職務経歴書を作るには、自身の経歴を効果的にアピールすることが不可欠です。

この記事では、具体的なポイントやサンプルを交えながら、分かりやすい職務経歴書を書くためのポイントを紹介します。

初めてで書き方がわからない人も、この例を参考に書類作成を進めてみてください。

そもそも職務経歴書とは？履歴書との役割の違いを解説

職務経歴書は、これまでの業務経験や実績、習得したスキルなどを具体的に伝え、自身が求人に対してフィットする人材であることをアピールするための応募書類です。

一方、履歴書は氏名や学歴、職歴といった応募者の基本的なプロフィールを証明する公的書類の側面を持ちます。

履歴書と職務経歴書では採用担当者が見ているポイントが異なりますので、それぞれに適した内容を記載することが必要です。

職務経歴書を作成する前に押さえるべき基本ルール

職務経歴書を書き始める前に、基本的なルールを把握しておくことが重要です。用紙サイズや枚数、作成方法、提出時のマナーなど、いくつかの注意点が存在します。

これらの基本を守れていないと、内容を読んでもらう前にマイナスの印象を与えかねません。選考を不利にしないためにも、社会人としての常識が問われるポイントをしっかり押さえましょう。

適切な用紙サイズと枚数の目安

職務経歴書の用紙サイズは、一般的なビジネス文書と同様にA4が基本です。枚数は2〜3枚にまとめるのが最適で、職歴が豊富な場合でも最大5枚以内に収めるようにしましょう。キャリアが浅い場合は1枚にまとめることで、採用担当者が短時間で経歴を把握しやすくなります。

印刷が必要な場合、用紙は一般的な白いコピー用紙を使用すれば問題ありません。最近はオンラインで、PDF形式などで提出するケースの方が多いです。

手書きとパソコン作成はどちらが有利？

上述の通り、企業から特別な指定がない限り、職務経歴書はパソコンで作成し、データ（PDFなど）でやり取りするのが圧倒的なスタンダードです。Wordなどのソフトを使えば、レイアウトの調整や内容の修正、データの複製が簡単にできます。

手書きは熱意が伝わるという見方もありますが、採用担当者の読みやすさを考慮すると、パソコン作成のほうが見やすく、効率的です。

また、近年では質問に答えていくだけで簡単にデータが完成する「職務経歴書作成サイト」や、スマホのアプリを活用するのもおすすめです。フォーマット作りに悩む時間を省き、内容のブラッシュアップに集中できます。

提出方法（メール・郵送・持参）ごとのマナー

提出方法によって守るべきマナーが異なります。

データが主流の現在、メールや転職サイト経由で提出する場合は、Wordなどで作成した書類を必ずPDF形式に変換して添付するのが基本です。レイアウト崩れを防ぐことができます。郵送の際は、書類をクリアファイルに入れ、送付状を添えて白い封筒で送ります。企業へ直接持参する場合は、封筒に入れた状態で持っていき、受付や面接官の指示に従って手渡しましょう。

【経歴別】最適な職務経歴書の形式3選と選び方

職務経歴書には決まったフォーマットはありませんが、自身の経歴を効果的に見せるための代表的な形式が3種類あります。どの形式を選ぶかによって、アピールできるポイントが変わってきます。自分のキャリアや応募する職種に合わせて、最適なテンプレートを選択することが重要です。

Web上には無料でダウンロードできるサンプルも多いため、活用するのもおすすめです。

編年体形式がおすすめな人の特徴

編年体形式は、過去から現在へと時系列に沿って職歴を記載する、最も一般的な形式です。

キャリアの変遷が分かりやすいため、社会人経験が比較的浅い第二新卒の方や、同じ職種で一貫したキャリアを積んできた人に適しています。これまでの経験を順を追って説明しやすく、成長の過程をアピールしたい場合におすすめです。

逆編年体形式がおすすめな人の特徴

逆編年体形式は、現在から過去へ遡って職歴を新しい順に記載する形式です。直近の業務経験やスキルを最初にアピールできるため、即戦力であることを強調したい場合に有効です。

特に、応募する職種と直近の職務内容との関連性が高い人や、豊富な実務経験を持つベテラン層におすすめの書き方です。

キャリア形式がおすすめな人の特徴

キャリア形式は、時系列ではなく「営業」「マーケティング」といった職務内容や分野ごとに経歴をまとめて記載する形式です。特定の専門スキルや技術力を強調したい専門職・技術職の人に適しています。

また、転職回数が多い人や、ブランク期間がある人が、キャリアの一貫性や専門性をアピールしたい場合にも有効な形式です。

【項目別】採用担当者に伝わる職務経歴書の書き方

職務経歴書を作成する際は、各項目で採用担当者が何を知りたいのかを意識することが重要です。自身の経験やスキルを、応募先企業が求める人物像と結びつけ、わかりやすく伝える必要があります。

ここでは、職務経歴書を構成する主要な項目ごとに、採用担当者に響く内容の書き方とポイントを解説します。

基本情報（日付・氏名）の正しい書き方

職務経歴書の冒頭には、日付と氏名を記載します。日付は、書類を提出する日を記入するのが基本です。メールの場合は送信日、郵送の場合は投函日、持参する場合は当日の日付を記載しましょう。

年号は履歴書と統一し、西暦か和暦のどちらかに揃えます。氏名はフルネームで、連絡先として電話番号とメールアドレスも忘れずに明記します。

3～5行で強みを伝える職務要約の作り方

職務要約は、採用担当者が最初に目を通す部分であり、経歴全体に興味を持ってもらうための重要な導入部です。

応募する求人で求める人物像やスキルを想定しながら、それにフィットすることを伝えることが大切です。これまでのキャリアの概要、最もアピールしたい強みや実績、そして応募先企業でどのように貢献できるのかを、3〜5行程度に簡潔に要約します。

ここで自身の価値を的確に伝えることで、続きを読む意欲を引き出すことができます。

実績を具体的に示す職務経歴の記述方法

職務経歴の項目では、在籍期間、会社名、所属部署、役職などを明記した上で、担当した業務内容と実績を具体的に記載します。

業務内容は箇条書きで整理すると、分かりやすくなります。実績を示す際は、「売上目標120%達成」のように具体的な数字を用いることで、客観性と説得力が増します。マネージャーなどの管理職経験がある場合は、その役職と役割も明確に記しましょう。表を活用するのも見やすさを高めるのに有効です。

活かせる経験・知識・スキルをアピールする書き方

この項目では、応募先企業で直接活かせる経験、知識、スキルを具体的にアピールします。PCスキル（Word、Excel、PowerPointなど）、プログラミング言語、語学能力、専門的な知識などを記載します。

また、保有している資格を羅列するだけでなく、その資格やスキルを実務でどのように活用してきたかというエピソードを添えると、より効果的です。

応募企業で貢献できることを示す自己PRのポイント

自己PRでは、これまでの経験で培ったスキルや強みが、応募職種でどのように活かせるのかを具体的に示します。自身のキャリアの棚卸しをおこない、応募企業の事業内容や求める人物像と合致する点をアピールしましょう。

営業職であれば目標達成能力、ITエンジニアであれば技術力や問題解決能力など、職種に応じた強みを強調します。

異業種や異職種への転職の場合、この部分の記載がより重要になります。なぜ未経験の業務でも貢献できるのか、どのようなスキルが活かせるのかは、明確に伝える必要があります。例えば未経験で営業職にチャレンジする場合、販売や接客で培った顧客対応能力などを活かせることを、はっきりと記載しましょう。

【状況別】職務経歴の悩みを解消する書き方のコツ

中途採用の転職活動では、応募者ごとにさまざまな経歴があります。

転職回数が多かったり、アピールできる実績が少なかったりと、職務経歴書に書きにくいと感じる点があるかもしれません。しかし、伝え方や見せ方を工夫することで、ネガティブに思える経歴もポジティブな印象に変えることが可能です。

ここでは、状況別の悩みを解消する書き方のコツを紹介します。

転職回数が多い場合のアピール方法

転職回数が多い場合は、職歴を時系列で並べるのではなく、職務内容ごとにまとめる「キャリア形式」が有効です。これにより、一貫したスキルや専門性をアピールしやすくなります。例えば複数企業を経験してきた中での、それぞれの経験を通じて得た多様な視点や適応能力を強みとして伝えましょう。退職理由を問われた際に、ポジティブな転職動機を説明できるように準備しておくことも重要です。

アピールできる実績が少ない第二新卒の場合

社会人経験が浅く、目立った実績がない第二新卒や、1社目の在籍期間が短い場合、実績そのものをアピールするのは難しいかもしれません。その際は、具体的な実績がなくても、仕事に対する姿勢や学習意欲、今後のポテンシャルを伝えることに重点を置きます。新卒とは異なり、基本的なビジネスマナーや社会人経験があることを示し、未経験の業務にも積極的に取り組む姿勢をアピールしましょう。

ブランク期間をポジティブに伝えるには

病気療養や留学、資格取得の勉強などで職歴にブランクがある場合、その期間について正直に、かつポジティブに説明することが大切です。ブランク期間に何をしていたのか、その経験を通じて何を得たのかを具体的に記載します。例えば、資格取得に向けて学習していた経験は、自己成長意欲のアピールにつながります。職務経歴の項目に説明を追加するなどして、採用担当者の疑問を解消しましょう。

書類選考の通過率を格段に上げる3つのポイント

職務経歴書の基本的な書き方を踏まえた上で、さらに書類選考の通過率を高め、面接に進むためのポイントがあります。採用担当者は数多くの応募書類に目を通すため、その中で「会ってみたい」と思わせる工夫が求められます。

ここでは、ライバルと差をつけるための3つの重要なポイントを解説します。

具体的な数字を用いて実績の説得力を高める

自身の業務実績を伝える際には、具体的な数字を用いることで客観性と説得力が格段に高まります。

例えば、「業務効率を改善した」と書くのではなく、「業務プロセスを見直し、月間の残業時間を平均10時間削減した」と表現するほうが、成果の大きさが明確に伝わります。売上高、顧客数、コスト削減率など、定量的に示せる実績は積極的に盛り込みましょう。

応募企業の求人内容に合わせて内容を最適化する

作成した職務経歴書を、むやみに複数の企業に使い回すのは避けましょう。

応募する企業が求めている人材像やスキルがほとんど変わらない場合は問題ありませんが、業界や業種が異なる企業に応募する場合は、求人情報や企業サイトから深く理解し、それに合わせて自身の経験やスキルのうち、最も合致する部分を強調して記載することが重要です。

特に志望動機などを記載する場合は、企業ごとに内容を最適化する手間をかけることで、入社意欲の高さも伝わり、通過率も高まることが期待できます。

誤字脱字のない、簡潔で読みやすいレイアウトを心掛ける

採用担当者は多くの書類を確認するため、読みやすさは非常に重要です。

伝えたい情報が多くても、詰め込みすぎず、適度な余白を設けて見やすいレイアウトを意識しましょう。また、「誤字脱字があると評価を下げる」という企業も実際にあります。提出する前に必ず確認を行うことをおすすめします。

フォントや文字サイズを統一し、重要な箇所には太字を使ったり、箇条書きを活用したりすることで、視覚的に分かりやすく整理された印象を与えられ、伝えたいことがスッキリと伝わる書類になります。

職務経歴書に関するよくある質問

ここでは、職務経歴書の作成に関して、多くの人が疑問に思う点について回答します。

Q.職務経歴書に書く職歴はどこまで遡るべきですか？

原則として、社会人になってからの職歴はすべて記載するのが基本です。特に応募職種と関連性の高い経歴は、省略せずに書きましょう。ただし、応募先での業務と関連が薄い短期間のアルバイト経験などは、省略しても問題ありません。その場合は省略したことが分かるような記載を行いましょう。

Q.職務経歴書は何枚にまとめるのがベストですか？

職務経歴書はA4用紙2〜3枚にまとめるのがベストです。職歴が豊富でアピールしたいことが多い場合でも、最大で5枚以内に収めるようにしましょう。採用担当者が短時間で内容を把握できるよう、情報を厳選し、簡潔に記載することが重要ですが、あまりに枚数が少ないと必要な情報が伝わらず「求人で求める経験やスキルが無い」と判断されてしまうこともあります。

Q.アルバイト経験しかなくても職務経歴書は書けますか？

はい、アルバイト経験しかなくても職務経歴書は作成できますし、提出すべきです。アルバイトやパート、契約社員、派遣社員といった雇用形態に関わらず、担当した業務内容や実績、そこで得たスキルを具体的に記載しましょう。正社員の経験と同様に、応募先の企業でその経験がどう活かせるかをアピールすることが大切です。

まとめ

職務経歴書は、これまでのキャリアを応募企業に伝え、自身の価値をアピールするための重要な書類です。

決まった形式はありませんが、基本となるルールやマナーを守り、読みやすく分かりやすいレイアウトを心掛ける必要があります。

自身の経歴や応募先企業に合わせて最適な形式を選び、具体的な数字やエピソードを交えながら、貢献できる人材であることを示しましょう。

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今日からできる！スマートに職務経歴書を準備する3ステップ

記事でお伝えした通り、現在は職務経歴書をデータ（PDFなど）で提出するのが一般的です。「うまく書けるか不安」という方も、まずは以下の3ステップで、無理なく準備を進めてみませんか？

1. 「職務経歴書作成サイト」を覗いてみる
   ゼロからWordでフォーマットを作るのは大変です。まずは、Web上にある便利な作成サイトやスマホアプリを探してみてください。質問に答えるだけで綺麗なレイアウトが作れるツールを活用すれば、心のハードルがグッと下がります。最近では、生成AIに自身の経歴を伝え、フォーマットに落とし込んでもらうことも役立ちます。
2. データ入力の前に「自分の強み」を書き出す
   いきなりサイトに入力し始める前に、スマホのメモ帳などで「自分が仕事で大切にしてきたこと」や「数字で語れる実績」を箇条書きにしてみましょう。自分らしさの棚卸しをすることで、ツールに入力する内容に血が通います。
3. 完璧なデータになる前に、プロに相談する
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監修者プロフィール

菅野隼人
株式会社ミライフマーケティング担当/ExecutiveCareerDesigner

京都大学教育学部にて臨床心理学・認知心理学を学んだのち、新卒で株式会社ポケモンに入社。その後、7社10職種を経験。

• デジタルマーケター向けSaaSのカスタマーサクセス
• VR・MR領域のイベント企画・事業開発
• 法人営業向けSaaSのマーケティングマネージャー・ビジネス部門責任者など、複数の業界・業種で確かな実績を残す。

ミライフでは、人事を含む多彩な職種経験、数名規模のスタートアップから数百名規模の企業までの幅広い就業経験、そして業界・業種をまたぐ自身の転職経験をフルに活かした「異色キャリアデザイナー」として活躍中。多様な視点から、個人の本音や理想を引き出す伴走支援を得意としています。